Úřední deska a eDeska společnosti Triada odpovídá požadavkům zákona č. 500/2004 Sb., ve znění zákona č. 413/2005 Sb.

Úvod

Úřední desku Munis lze funkčně rozdělit na čtyři části:

  • Evidence požadavků na vyvěšení a realizace schvalování těchto požadavků
  • Evidence úřední desky s automatickým upozorňováním na svěšení
  • Úprava dokumentů pro prezentaci úřední desky na internetu
  • Prezentace úřední desky na internetu

Evidence úřední desky

Všechny úkony spojené s úřední deskou obecně začínají požadavkem, který může do modulu Úřední deska Munis zavést v podstatě kterýkoliv pracovník úřadu. Přijde-li podnět z vnějšku (žadatel o vyvěšení či změnu stojí mimo úřad), pak zavede požadavek do modulu odpovědný pracovník.

Požadavek na vyvěšení dokumentu může být do modulu Úřední deska Munis předán i z jiných modulů IS Munis. Nejčastěji se tak děje z modulu Kancelář, který slouží pro vedení spisové služby úřadu.

Všechny zavedené požadavky musí projít procesem schvalování, který určí jeho oprávněnost a zkontroluje formální správnost. Při zjednodušeném vedení evidence úřední desky, kdy zápis požadavků, jejich schvalování a většinou i realizaci vyvěšení provádí jedna osoba, lze již při zápisu určit, že je požadavek schválen.

Je-li schválen požadavek, dostane okamžitě osoba provádějící příslušné úkony pokyn prostřednictvím modulu Úřední deska Munis k zpracování požadavku. Jeho provedení pro klasickou úřední desku se potvrzuje jedním stiskem příslušného tlačítka.

Pokud vyprší doba vyvěšení dokumentu, dává modul ihned zprávu provádějící osobě, že je třeba příslušné dokumenty svěsit fyzicky z klasické úřední desky.

Díky elektronické evidenci v modulu Úřední deska Munis lze kdykoliv přímo vytisknout aktuální seznam vyvěšených dokumentů (tzv. svodka). Navíc je možné prohlížet a tisknout i historické pohledy a vyhledávat vyvěšení v libovolných obdobích podle různých kritérií.

Verze modulu Úřední deska Munis

Modul Úřední deska Munis je dodáván ve dvou verzích:

  • verze pro evidenci úřední desky bez on-line vazby na elektronickou prezentaci -- tato verze je vhodná pro uživatele, kteří nechtějí využívat služeb portálu iMUNIS, ale začlení si elektronickou prezentaci obsahu úřední desky do vlastních www stránek
  • verze s on-line vazbou na elektronickou prezentaci -- tato verze umožňuje splnit všechny nároky kladené legislativou nového Správního řádu a dalších souvisejících zákonů a metodik bez nutnosti dalších investic

Prezentace úřední desky na internetu

Pokud obec bude chtít používat svoje současné www stránky pro elektronickou úřední desku, musí zajistit:

  • shodu papírové a internetové úřední desky bezodkladně, což může být problém, pokud se dokumenty ke zveřejnění na internetu předávají další osobě -- např. tvůrci www stránek obce (možnost vyvěsit dokument musí být zajištěna i v případě nepřítomnosti správce)
  • 100% shodu obsahovou -- vhodným způsobem je třeba zajistit věrohodnost a nezpochybnitelnost vyvěšovaných dokumentů, např. pomocí zaručeného elektronického podpisu

Protože jsme si vědomi technických a organizačních obtíží, které mohou nastat při realizaci internetové úřední desky vlastními silami obce, nabízíme možnost využít službu elektronické úřední desky na portálu iMUNIS. Vyvěšení dokumentu na portálu iMunis je zajištěno přímo z modulu Úřední deska. Modul nabízí nástroje na převod dokumentů do formátu PDF (formát vhodný pro přímé prohlížení dokumentu na všech běžných počítačích). Dále je možné využít kvalifikovaného certifikátu pro připojení elektronického podpisu, což umožní občanům ověřit si pravost dokumentu a ochrání dokument proti neoprávněným dodatečným změnám. Občané mohou přistupovat nejen k aktuální úřední desce, ale také prohlížet historické obsahy úřední desky.

V budoucnu plánujeme další rozšíření funkčnosti, zejména v oblasti bezpečnosti a prokazatelnosti vyvěšení dokumentu. Bude se jednat o použití časových značek a automatické vytváření nezpochybnitelných denních svodek obsahu úřední desky. Předpokládáme, že nabídneme také možnost fulltextového prohledávání dokumentů.

Copyright © 2016 Triada, spol. s r. o., webmaster@imunis.cz